Jeden Tag landen in einer Spedition zahlreiche Dokumente im System: Frachtbriefe, Lieferscheine, Rechnungen, Ablieferbelege, Schadensfotos, E-Mails, Verträge oder Zollpapiere.
Bisher war die Dateianlage im MicrotronX ERP vor allem der zentrale Ort, um solche Informationen sicher einem Vorgang zuzuordnen. Mit einer neuen KI-Erweiterung gehen wir einen entscheidenden Schritt weiter: Dokumente sollen künftig nicht nur abgelegt, sondern direkt im ERP analysiert, zusammengefasst und für weitere Prozesse ausgewertet werden können.
Die ersten Funktionen befinden sich bereits im Test. Direkt aus den Dateianlagen heraus können Dokumente an eine konfigurierte KI übergeben und ausgewertet werden – komfortabel über das Kontextmenü.
📄 Dokumente auf Knopfdruck zusammenfassen
Ein mehrseitiger Vertrag, ein umfangreicher CMR-Frachtbrief oder eine längere Reklamation als PDF: Statt das gesamte Dokument zunächst manuell durchzuarbeiten, kann die KI eine kompakte Zusammenfassung erstellen.
Je nach konfigurierter Aufgabe können beispielsweise Dokumentart, Absender, Datum sowie wesentliche Inhalte wie Sendungsinformationen, Mengen, Beträge oder Fristen herausgearbeitet werden.
Dabei kann die Aufgabenstellung so vorgegeben werden, dass sich die KI ausschließlich auf Informationen aus den bereitgestellten Dokumenten stützen und fehlende Angaben entsprechend kennzeichnen soll.
📷 Schadensfotos und gescannte Dokumente analysieren
Nicht jede Information liegt als sauber strukturiertes PDF vor. Gerade in der Transportpraxis spielen Bilder eine wichtige Rolle: Schadensfotos, fotografierte Ablieferbelege, Etiketten oder abfotografierte Lieferscheine gehören zum Tagesgeschäft.
Auch solche Dateianlagen können von multimodalen KI-Modellen ausgewertet werden. Die KI kann beschreiben, was auf einem Bild zu erkennen ist, und sichtbare Informationen wie Nummern, Datumsangaben oder Texte erfassen.
Gerade bei Schadensakten, Ablieferbelegen und fotografierten Transportdokumenten eröffnet das interessante Möglichkeiten für die weitere Bearbeitung.
🧾 Aus einem Dokument werden strukturierte Daten
Besonders interessant wird die KI-Integration, wenn das Ergebnis nicht nur aus einem Fließtext besteht.
Informationen können gezielt in einer vorgegebenen Struktur angefordert werden. Bei einer Eingangsrechnung könnten dies beispielsweise sein:
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Absender und Empfänger
- Netto-, Steuer- und Bruttobetrag
- Währung
- Fälligkeit
Aus einem unstrukturierten Dokument entsteht damit ein strukturiertes Ergebnis, das sich wesentlich besser für nachfolgende ERP-Prozesse verwenden lässt.
Perspektivisch sind damit beispielsweise Workflows denkbar, bei denen Eingangsbuchungen vorbereitet, Auftragsinformationen vorbelegt oder definierte Prüfungen angestoßen werden.
💬 Der Anwender kann eigene Fragen stellen
Neben vorbereiteten Standardfunktionen soll die KI nicht auf starre Aufgaben beschränkt bleiben. Anwender können einer Anfrage zusätzliche Hinweise oder eine konkrete Fragestellung mitgeben.
Beispiele hierfür sind:
- „Prüfe, ob die Lieferadresse mit den vorliegenden Angaben übereinstimmt.“
- „Welche Fristen werden in diesem Schreiben genannt?“
- „Fasse die Reklamationsgründe zusammen.“
- „Übersetze den Inhalt ins Deutsche.“
Damit wird aus einer allgemeinen KI-Funktion ein Werkzeug für den konkreten Vorgang, den der Mitarbeiter gerade bearbeitet.
👤 Der Anwender bleibt Herr des Verfahrens
Bei der Entwicklung war uns wichtig, dass KI im ERP nicht zu einer Blackbox wird, die selbstständig Geschäftsdaten verändert.
Das geplante Bedienkonzept folgt deshalb einem klaren Prinzip:
- Vorschau vor der Ausführung: Der Anwender sieht, welche Dateien verarbeitet werden sollen und welche Aufgabe an die KI übergeben wird. Bei Bedarf können zusätzliche Hinweise ergänzt werden.
- Ergebnis vor der Übernahme: Die Antwort wird zunächst separat dargestellt. Bei strukturierten Daten können vorhandene Werte und KI-Vorschläge gegenübergestellt werden.
- Bewusste Entscheidung: Änderungen werden nicht ungefragt in Aufträge, Stammdaten oder Buchungen geschrieben. Der Anwender entscheidet über die weitere Verwendung.
KI soll damit den Menschen bei der Bearbeitung unterstützen – nicht unkontrolliert Entscheidungen im ERP treffen.
⚙️ KI-Funktionen passend zum Unternehmen
Nicht jedes Unternehmen benötigt dieselben KI-Funktionen. Deshalb ist die Erweiterung flexibel ausgelegt.
Welche Funktionen im Menü angeboten werden, kann zentral vorgegeben und abhängig von der jeweiligen Konfiguration für unterschiedliche Anwendergruppen bereitgestellt werden.
Neue KI-Aufgaben sollen sich dabei ohne klassische Programmierung definieren lassen: Bezeichnung, Aufgabenbeschreibung und gewünschtes Verhalten werden konfiguriert und stehen anschließend als entsprechende Funktion zur Verfügung.
Ein Unternehmen könnte beispielsweise eigene Funktionen für Rechnungen, Reklamationen, Ablieferbelege oder Vertragsunterlagen definieren.
🔗 Und wenn daraus ein automatisierter ERP-Prozess werden soll?
Hier kommt eine besondere Stärke des MicrotronX ERP ins Spiel: das Triggersystem.
Die KI kann Informationen aus einem Dokument ermitteln – das Triggersystem kann anschließend definieren, was mit einem geprüften Ergebnis geschehen soll.
So lassen sich perspektivisch beispielsweise Prozesse realisieren wie:
Dokument → KI-Analyse → strukturierte Daten → Prüfung durch den Anwender → Übernahme in den ERP-Prozess
Damit bleibt die KI nicht als isolierte Zusatzfunktion neben dem ERP stehen, sondern kann kontrolliert mit bestehenden individuellen Geschäftsabläufen verbunden werden.
🔐 Datenschutz und Kostenkontrolle von Anfang an
Bei geschäftlichen Dokumenten sind Datenschutz, Zugriffsrechte und Kostenkontrolle entscheidende Themen. Deshalb berücksichtigt die neue Architektur diese Anforderungen bereits bei der Konzeption.
- Freie Wahl des KI-Anbieters: Je nach Konfiguration können unterschiedliche KI-Dienste angebunden werden – perspektivisch auch lokal betriebene Modelle, bei denen die Verarbeitung innerhalb der eigenen Infrastruktur erfolgen kann.
- Zentrale Zugangsdaten: Zugangsdaten werden verschlüsselt hinterlegt und durch Administratoren verwaltet.
- Berechtigungen: KI-Funktionen können über Benutzergruppen gezielt freigegeben werden.
- Budgetkontrolle: Monatsbudgets und Warnschwellen sollen dabei helfen, die Nutzung externer KI-Dienste kontrollierbar zu halten.
- Protokollierung: KI-Anfragen können protokolliert werden, ohne dabei den eigentlichen Dokumentinhalt in das Nutzungsprotokoll zu übernehmen.
- Sperrlisten: Bestimmte Ordner oder Dateitypen können grundsätzlich von einer Verarbeitung durch KI ausgeschlossen werden.
🏢 Cloud-KI oder KI im eigenen Haus
Besonders interessant für Unternehmen mit hohen Datenschutzanforderungen ist die geplante Offenheit bei der Wahl des KI-Anbieters.
Neben externen KI-Diensten können dadurch auch lokal betriebene Modelle eine Option sein. In einer solchen Konfiguration kann die Verarbeitung innerhalb der kundeneigenen Infrastruktur erfolgen.
Das passt besonders gut zur Architektur des MicrotronX ERP als On-Premise-System: Unternehmen können abhängig von ihren Anforderungen selbst entscheiden, welche KI-Infrastruktur für ihre Daten und Prozesse geeignet ist.
🚀 Die erste Ausbaustufe läuft bereits im Test
Die ersten Funktionen für das Zusammenfassen von Dokumenten, die Beschreibung und Auswertung von Bildern sowie die Extraktion strukturierter Daten befinden sich bereits im Test.
Als nächste Ausbaustufen sind unter anderem ein komfortables Ergebnis- und Übernahmefenster sowie die flexible Verwaltung der verfügbaren KI-Funktionen vorgesehen.
Zusätzlich sollen Referenzabläufe wie beispielsweise „Auftrag aus Dokument vorbelegen“ als Vorlagen bereitgestellt werden.
KI dort einsetzen, wo sie wirklich Arbeit abnimmt
Unser Ziel ist nicht, KI nur deshalb in ein ERP einzubauen, weil künstliche Intelligenz aktuell in aller Munde ist.
Der Nutzen entsteht dort, wo heute täglich Zeit für wiederkehrende Tätigkeiten benötigt wird: Dokumente lesen, Informationen suchen, Inhalte zusammenfassen, Daten abtippen und Angaben miteinander vergleichen.
Genau dort setzt die neue Erweiterung an – unmittelbar an der Stelle, an der sich die Dokumente ohnehin befinden: in den Dateianlagen des MicrotronX ERP.
Fazit
Aus der klassischen Dateianlage entwickelt sich schrittweise ein intelligenter Einstiegspunkt für die Verarbeitung unstrukturierter Informationen.
Dokumente und Bilder können analysiert, Informationen strukturiert extrahiert und die Ergebnisse kontrolliert für weitere ERP-Prozesse bereitgestellt werden. Berechtigungen, Kostenkontrolle und die Wahl der KI-Infrastruktur bleiben dabei wichtige Bestandteile des Konzepts.
Die KI soll Dokumente nicht nur sehen – sie soll dabei helfen, die darin enthaltenen Informationen für den nächsten Arbeitsschritt nutzbar zu machen.