Ein Transportauftrag wird beim Auftraggeber vollständig im ERP erfasst – und beim ausführenden Partner anschließend noch einmal manuell eingegeben? Genau solche doppelten Arbeitsschritte lassen sich durch einen direkten elektronischen Datenaustausch vermeiden.
MicrotronX ERP wurde deshalb um zahlreiche integrierte Funktionen für den EDI-Datenaustausch zwischen Unternehmen mit MicrotronX ERP erweitert. Damit können Transportaufträge auf Basis individueller Prozesse elektronisch an Partnerunternehmen übermittelt und dort weiterverarbeitet werden.
🚛 Vom Auftraggeber direkt zum Transportpartner
Das Prinzip ist einfach: Arbeiten zwei miteinander kooperierende Unternehmen mit MicrotronX ERP, können relevante Auftragsinformationen elektronisch zwischen den Systemen übertragen werden.
Ein typischer Ablauf kann beispielsweise so aussehen:
- Spedition A erhält einen Transportauftrag und erfasst ihn im MicrotronX ERP.
- Der Auftrag oder ein Teil des Transports soll durch Spedition B ausgeführt werden.
- Die relevanten Auftragsdaten werden elektronisch an das MicrotronX ERP des Partners übertragen.
- Der Partner kann die übermittelten Informationen für seine weitere operative Abwicklung verwenden.
Damit entfällt je nach realisiertem Workflow die erneute manuelle Erfassung bereits vorhandener Transportinformationen.
⚡ Weniger Doppelerfassung, weniger Übertragungsfehler
Der Nutzen eines solchen Datenaustauschs liegt nicht allein in der Zeitersparnis. Werden Informationen telefonisch, per E-Mail oder anhand eines PDF-Dokuments weitergegeben und anschließend erneut erfasst, entsteht immer eine zusätzliche mögliche Fehlerquelle.
Zahlendreher, abweichende Adressen oder versehentlich anders erfasste Sendungsinformationen können Auswirkungen auf die weitere Transportabwicklung haben.
Bei einer elektronischen Übermittlung werden bereits vorhandene strukturierte Daten weitergegeben. Das reduziert manuelle Arbeit und schafft eine bessere Grundlage für konsistente Informationen auf beiden Seiten.
🔄 EDI ist mehr als eine Einbahnstraße
Besonders interessant wird die Verbindung, wenn Informationen nicht nur vom Auftraggeber zum ausführenden Partner übertragen werden.
Die technische Basis ist darauf ausgelegt, den Datenaustausch weiter auszubauen. Neben der Übermittlung von Aufträgen können damit zukünftig auch Rückmeldungen aus dem Transportprozess eine wichtige Rolle spielen.
Dazu gehören beispielsweise:
- Statusmeldungen zum Transportverlauf
- digitale Ablieferbelege (POD)
- Dateien und Dokumente
- weitere Informationen aus der operativen Abwicklung
Damit entsteht perspektivisch ein bidirektionaler Informationsfluss zwischen den beteiligten Unternehmen.
📄 Auftrag hin – Status und Dokumente zurück
Ein solcher Workflow lässt sich besonders gut an einem einfachen Beispiel verdeutlichen:
Auftraggeber → Transportauftrag → Partner
Nach Durchführung des Transports können Informationen anschließend den umgekehrten Weg nehmen:
Partner → Status / Dokumente / POD → Auftraggeber
Der entscheidende Vorteil: Die Informationen können dort weiterverarbeitet werden, wo der ursprüngliche Auftrag bereits vorhanden ist.
Dadurch entsteht die Grundlage für durchgängige digitale Prozesse über Unternehmensgrenzen hinweg.
🧩 Flexible Umsetzung über das MicrotronX Triggersystem
Die neuen EDI-Funktionen wurden in das MicrotronX ERP Triggersystem integriert. Dadurch lassen sich die technischen Möglichkeiten mit individuellen Geschäftsregeln kombinieren.
Das ist wichtig, denn eine Zusammenarbeit zwischen zwei Speditionen folgt nicht zwangsläufig immer demselben Prozess.
Je nach Projekt kann beispielsweise festgelegt werden:
- wann ein Auftrag übertragen werden soll,
- welche Informationen übermittelt werden,
- welcher Geschäftspartner die Daten erhält,
- wie eingehende Daten verarbeitet werden,
- welche Folgeprozesse automatisch gestartet werden.
Die EDI-Funktionen stellen damit die technische Grundlage bereit, während das Triggersystem die Anpassung an den tatsächlichen Unternehmensprozess ermöglicht.
🏷️ Auch NVE- und SSCC-Informationen werden immer wichtiger
Parallel zur EDI-Erweiterung wurde auch die Verarbeitung von NVE-/SSCC-Barcodes in der Auftragserfassung weiter verbessert.
Generierte NVEs können eindeutig den jeweiligen Sendungszeilen zugeordnet werden. Diese Zuordnung ist insbesondere für ausgehende EDI-Prozesse interessant, da die zu einer Sendungszeile gehörenden Barcodes gezielt berücksichtigt und in der weiteren Verarbeitung verwendet werden können.
Ändert sich eine Sendungszeile nachträglich, werden ungültige Zuordnungen automatisch erkannt und entsprechend neu verknüpft.
Damit wird nicht nur der Auftrag selbst digital übertragbar – auch die eindeutige Identifikation der zugehörigen Versandeinheiten kann Bestandteil eines strukturierten Datenaustauschs werden.
🌐 Digitalisierung über Unternehmensgrenzen hinweg
Innerhalb eines einzelnen Unternehmens lassen sich viele Abläufe vergleichsweise einfach digitalisieren. Die größere Herausforderung beginnt häufig dort, wo ein Prozess die eigene Unternehmensgrenze verlässt.
Speditionen arbeiten täglich mit Partnerunternehmen, Subunternehmern und anderen Logistikdienstleistern zusammen. Werden an diesen Schnittstellen weiterhin Informationen manuell übertragen, entstehen Medienbrüche.
Genau hier bietet der direkte EDI-Austausch zwischen MicrotronX-Systemen einen interessanten Ansatz: Bestehende ERP-Daten können zur Grundlage der Zusammenarbeit werden, anstatt dieselben Informationen in mehreren Unternehmen erneut zu erfassen.
🚀 Eine Basis für ein digitales Partnernetzwerk
Die integrierten EDI-Funktionen schaffen damit mehr als nur eine weitere Schnittstelle. Sie bilden eine technische Grundlage für engere digitale Zusammenarbeit zwischen Unternehmen, die MicrotronX ERP einsetzen.
Auftragserfassung, Transportabwicklung, Statusinformationen, Barcodes und Dokumente können schrittweise zu einem durchgängigen elektronischen Prozess verbunden werden.
Fazit
Mit den neuen EDI-Funktionen im MicrotronX Triggersystem können Transportaufträge einfacher elektronisch zwischen Unternehmen mit MicrotronX ERP ausgetauscht werden.
Das reduziert Doppelerfassungen, vermeidet unnötige Medienbrüche und schafft die Grundlage für weitere automatisierte Rückmeldungen aus dem Transportprozess.
Aus zwei getrennten ERP-Systemen kann so ein durchgängiger digitaler Geschäftsprozess zwischen Auftraggeber und Transportpartner entstehen.