Viele Buchungsvorgänge folgen wiederkehrenden Regeln: Eine Mautabrechnung wird regelmäßig auf dasselbe Sachkonto gebucht, bestimmte Leistungen benötigen einen definierten Steuercode und bei wiederkehrenden Kostenarten ist häufig bereits anhand des Buchungstextes erkennbar, wie die Buchung behandelt werden soll.
Genau hier setzt die erweiterte Sachkonten- und Steuercodeautomatik im MicrotronX ERP an. Mit regelbasierten Stammdaten und einer intelligenten Textsuche kann das ERP bei der Ermittlung passender Sachkonten und Steuercodes unterstützen und damit wiederkehrende Kontierungsprozesse deutlich effizienter gestalten.
⚙️ Regeln statt wiederkehrender manueller Auswahl
Die automatische Steuercodeermittlung ist bereits seit längerer Zeit Bestandteil des MicrotronX ERP. Anfang 2026 wurde die Softwarebasis zusätzlich um eine automatische Sachkontenermittlung erweitert.
Damit können Bereiche, die bereits die automatische Steuercodeermittlung verwenden, zusätzlich auf eine regelbasierte Sachkontenfindung zurückgreifen. Grundlage hierfür sind entsprechende Stammdatentabellen, in denen die gewünschten Zuordnungen zentral definiert werden.
Das Ziel ist einfach: Wiederkehrende Buchungssituationen sollen nicht jedes Mal vollständig manuell beurteilt und kontiert werden müssen, wenn sich aus den vorhandenen Informationen bereits eine eindeutige Regel ableiten lässt.
🔎 Der Buchungstext wird zum Entscheidungskriterium
Ein wesentlicher Bestandteil der aktuellen Erweiterungen ist die flexible Suche innerhalb des Buchungstextes. Sowohl die Sachkontenautomatik als auch die Steuercodeautomatik können Textinformationen bei der Regelauswahl berücksichtigen.
Die Suche erfolgt unabhängig von Groß- und Kleinschreibung und unterstützt verschiedene Bedingungen:
| Suchdefinition | Bedeutung |
|---|---|
Diesel |
Der Begriff „Diesel“ muss im Buchungstext enthalten sein. |
Diesel|Kraftstoff |
Mindestens einer der angegebenen Begriffe muss vorkommen. |
{&}Reparatur|LKW |
Alle angegebenen Begriffe müssen im Buchungstext vorkommen. |
!Privat |
Der angegebene Begriff darf nicht im Buchungstext vorkommen. |
Die verschiedenen Bedingungen ermöglichen wesentlich genauere Regeln als eine einfache Suche nach einem einzelnen Begriff.
💡 Ein Beispiel aus dem Arbeitsalltag
Angenommen, regelmäßig werden unterschiedliche fahrzeugbezogene Kosten erfasst. Im Buchungstext befinden sich Informationen wie „Diesel“, „Maut“, „Reparatur“ oder „Reifen“.
Für diese wiederkehrenden Fälle können entsprechende Regeln hinterlegt werden. Findet das ERP einen passenden Buchungstext, kann die hinterlegte Regel bei der Ermittlung des zugehörigen Sachkontos bzw. Steuercodes berücksichtigt werden.
Interessanter wird es bei ähnlichen Vorgängen. Soll eine Regel beispielsweise nur dann greifen, wenn sowohl „Reparatur“ als auch „LKW“ im Buchungstext vorkommen, kann eine UND-Bedingung verwendet werden:
{&}Reparatur|LKW
Alternativ kann eine Regel mehrere mögliche Begriffe akzeptieren:
Diesel|Kraftstoff
Damit können unterschiedliche Bezeichnungen für denselben Geschäftsvorgang innerhalb einer gemeinsamen Regel berücksichtigt werden.
🚫 Auch Ausschlusskriterien sind möglich
Mindestens genauso wichtig wie die Frage „Was muss enthalten sein?“ kann bei einer automatischen Zuordnung die Frage „Was darf nicht enthalten sein?“ sein.
Mit !Wort lassen sich Begriffe explizit ausschließen. Dadurch können Regeln wesentlich präziser voneinander abgegrenzt werden.
Gerade bei ähnlichen Buchungstexten hilft dies dabei, spezifischere Kontierungsregeln aufzubauen, ohne für jede mögliche Textvariante eine vollständig eigene Logik entwickeln zu müssen.
↕️ Was passiert, wenn mehrere Regeln passen?
In der Praxis können mehrere Regeln gleichzeitig auf einen Buchungstext zutreffen. Deshalb verfügt die Automatik über eine definierbare Such- bzw. Sortierreihenfolge.
Werden mehrere passende Regeln gefunden, verwendet das ERP die erste zutreffende Zeile entsprechend der festgelegten Reihenfolge.
Damit können Administratoren beispielsweise sehr spezifische Regeln vor allgemeineren Auffangregeln platzieren.
Ein leeres Textsuchfeld gilt dabei grundsätzlich als Treffer und kann somit auch für allgemeinere Regeln verwendet werden.
🧩 Sachkonto und Steuercode – zwei Automatiken, ein gemeinsames Prinzip
Die Steuercode- und Sachkontenautomatik ergänzen sich bei der regelbasierten Verarbeitung von Buchungen.
Die Steuercode-Automatiktabelle wurde im Juli 2026 um den Textfilter sowie eine definierbare Suchreihenfolge erweitert. Mit der nachfolgenden Erweiterung wurden die Suchmöglichkeiten sowohl für die Steuercode- als auch für die Sachkontenautomatik weiter vereinheitlicht und ausgebaut.
Die automatische Sachkontenermittlung wurde bereits Anfang 2026 in verschiedene Buchungsprozesse integriert. Dazu gehören unter anderem Bereiche der Einnahmen- und Ausgabenerfassung sowie Kosten- und Einnahmenverteilungen.
🛠️ Hinweis für Administratoren
Die Sachkontenautomatik wird über die ERP-Administration aktiviert. Die entsprechende Einstellung lautet:
sachkonto_automatik = 1
Die eigentliche Qualität der Automatisierung hängt anschließend von sinnvoll aufgebauten Stammdaten und einer eindeutigen Reihenfolge der Regeln ab.
Es empfiehlt sich daher, zunächst spezifische Regeln anzulegen und allgemeinere Definitionen anschließend als Auffangregeln zu verwenden.
✅ Weniger Routine – konsistentere Prozesse
Der Nutzen der Automatik liegt nicht nur in eingesparten Mausklicks. Zentral definierte Kontierungsregeln können auch dazu beitragen, wiederkehrende Geschäftsvorgänge einheitlicher zu behandeln.
Statt dass unterschiedliche Anwender bei vergleichbaren Vorgängen immer wieder manuell nach Sachkonto oder Steuercode suchen müssen, kann das ERP anhand definierter Unternehmensregeln eine passende Zuordnung ermitteln.
Das reduziert Routinearbeit und schafft gleichzeitig eine wichtige Grundlage für die weitere Automatisierung von Finanz- und Rechnungsprozessen.
🚀 Ein weiterer Schritt zur automatisierten Rechnungsverarbeitung
Elektronische Rechnungen, strukturierte Rechnungsdaten und automatisierte Buchungsprozesse gewinnen zunehmend an Bedeutung. Damit wächst auch die Bedeutung intelligenter Regeln, die vorhandene Informationen zuverlässig in die internen ERP-Prozesse überführen.
Die erweiterte Sachkonten- und Steuercodeautomatik ist deshalb mehr als eine Komfortfunktion: Sie schafft eine regelbasierte Verbindung zwischen den Informationen eines Geschäftsvorgangs und seiner buchhalterischen Verarbeitung.
Fazit
Mit flexiblen Textfiltern, UND- und ODER-Bedingungen, Ausschlusskriterien sowie einer definierbaren Suchreihenfolge können Sachkonten und Steuercodes im MicrotronX ERP wesentlich differenzierter automatisch ermittelt werden.
Für Anwender bedeutet das weniger wiederkehrende manuelle Arbeit. Für Administratoren entsteht gleichzeitig ein leistungsfähiges Regelwerk, mit dem sich unternehmensspezifische Kontierungslogiken zentral und nachvollziehbar abbilden lassen.
Das Ergebnis: Das ERP verarbeitet nicht nur Buchungsdaten – es kann anhand definierter Regeln auch dabei helfen, sie richtig einzuordnen.